11 Pasos para la organización de eventos como acción de marketing

Otra decisión fundamental es saber quién es tu público objetivo. La selección de tu target va a influir mucho en la organización de los contenidos del evento.

2. Selecciona la fecha, el lugar de celebración y ¡el equipo!

El siguiente paso es elegir muy bien el momento oportuno de celebración y la localización apropiada. Aquí te dejo una serie de consejos a tener en cuenta a la hora de elegir estos dos aspectos:

• La fecha fijada: es recomendable que no coincida con festividades. ¡Te aseguras un buen número de asistentes!
• La época estacional: existen estudios que confirman que los mejores meses de celebración suelen ser mayo y octubre, seguidos de junio y noviembre.
• Si la asistencia requiere un desplazamiento tendrás que tener en cuenta los precios de los vuelos y los alojamientos.
• El espacio seleccionado debe transmitir, comunicar y empatizar con los valores de tu marca.
• El aforo: las dimensiones del espacio y todas sus posibilidades.
• La iluminación y la sonorización. ¡Visita la localización tantas veces como necesites para asegurarte de que todo se ajusta a tus necesidades!
• El equipo técnico que ofrece el espacio.
• La accesibilidad y la ubicación: es importante que la zona que albergue el evento sea accesible (transporte público, buena localización, parking, etc.) Normalmente, para eventos de esta temática se suele recurrir a grandes auditorios o centros de convenciones. Es recomendable que reserves el lugar con seis meses o incluso un año de antelación. Si lo que buscas es realizar un evento en la Comunidad de Madrid, te recomiendo esta selección de los mejores espacios para organizar eventos en Madrid.

“Hay que elegir un buen espacio que consiga hacer memorable el evento”

Lo siguiente es definir muy bien el equipo de producción que va a respaldar todas las fases del evento. El equipo que forme parte de la organización será el responsable de que se cumpla el “timing” fijado y de los posibles problemas que puedan surgir.

3. Establece un calendario de trabajo: Crea un programa de seguimiento para el antes, durante y después.

Es esencial fijar cómo va a trabajar el equipo y elaborar un timing de tareas con fechas para cada actividad. Establecer un programa será la guía para el desarrollo de todo el evento de comunicación. El programa interno del evento tiene que incluir la siguiente información:

• Un cronograma con las actividades que van a ocurrir el día del evento • Un plano de cómo se va a distribuir el acto.
• Material gráfico.
• Listado de los invitados, ponentes y medios de comunicación.
• Establecer un plan de necesidades (todo aquello que vayas a necesitar) • Presupuesto estimado.
• Un calendario de trabajo con sus tiempos y plazos de desarrollo.

¿Y qué hacemos con los invitados? A ellos tienes que enviarles un breve programa, los días previos al evento, que recopile de forma visual la agenda, con los nombres de los participantes, la ubicación, horario de las charlas y de otras actividades existentes.

4. Sorprende con tu evento y marca la diferencia

Llega el momento de pensar en la puesta en escena. ¡De sorprender a los asistentes! Una vez que tengas estudiados los objetivos y tengas la idea del lugar donde se va celebrar el evento es hora de darle vueltas a cómo se va desarrollar la puesta en escena de la forma más creativa posible.

Para marcar la diferencia tienes que conseguir generar una experiencia única con tu evento y comunicar la filosofía de tu marca. No sólo van a comunicar las palabras, sino que todo va a influir, desde la iluminación hasta las invitaciones, pasando por los colores corporativos, el espacio, la difusión online y la landing page. Todo va a formar parte de la comunicación de tu evento.

Tienes que pensar cómo crear un vínculo con tu público y lograr que interactúe con tu marca durante todas las fases del evento. En cuanto tengas cerrado el lugar de celebración asegúrate de lanzar una página web informativa sobre los detalles del evento que sea lo más atractiva y clara posible.

5. Contacta con los ponentes que van a formar parte del evento y… ¡Consigue patrocinadores!

Otro paso esencial es invitar a los referentes del mundo del marketing que van a formar parte de este gran evento de comunicación y decidir quienes van a ser los ponentes y cerrar con ellos los temas que van a exponer.

Una vez que los ponentes acepten tu invitación es importante cuidarlos, escribirles y agradecerles su asistencia. Te recomiendo que les envíes un “plan de acción” con algún código de descuento personalizado para sus seguidores. De esta forma lograrás que difundan el evento en sus redes sociales y capten más asistentes.

También es importante que consigas patrocinadores, ya que esto no sólo te va a ayudar en la difusión del evento y añadir más actividades de participación, sino que también te va a permitir ahorrar ciertos costes. Aquí te dejo unas pautas clave para captar patrocinadores:

• Tienes que ser breve y convencerles con tu propuesta
• Presentar brevemente tu marca y las características de tu evento
• Exponer las razones por las cuales quieres su patrocinio
• Los espacios con los que va a contar para su “stand” o “presencia de su marca”
• Transmitirle muy claramente los beneficios que obtendrá

6. ¿Con qué presupuesto cuento? ¿Cuánto me va a costar?

Mi recomendación es que desarrolles una estimación inicial del presupuesto que cubra los gastos más importantes como el alquiler del espacio de celebración, el equipo de logística, el material gráfico, contratación de personal, catering, desplazamientos, ponentes, etc.

Te aconsejo que dejes un pequeño margen de “emergencia” por si surge algún inconveniente con el que no contabas. No existe un presupuesto fijo para los eventos, puesto que todo va a depender del nivel de asistentes, el espacio, el equipo y todos los servicios contratados.

Si lo que quieres impactar, a veces es importante que predomine la calidad antes que intentar ahorrar en algo que afecte en la imagen de tu evento.

7. Envía las invitaciones y haz un seguimiento de ellas

Es hora de enviar las invitaciones a tu público objetivo y puedes hacerlo de diversas formas, a través de campañas de mailing, apps como Eventbrite y Ticketea, landing page con inscripciones, etc. Tienes que hacerte la siguiente pregunta: ¿qué necesito hacer para atraer a las personas a mi evento?

El diseño de la página web o invitación tiene que reflejar la filosofía que quieres transmitir y captar la atención de los invitados. Debes darle todas las facilidades al público con datos concisos del evento.

Es importante fijar una fecha límite para las inscripciones en este tipo de convocatorias. De este modo, podrás avanzar con el diseño de las acreditaciones, llevar un control del aforo, el catering, la seguridad del evento y facilitar a los medios de comunicación la máxima información.

8. Promociona el evento. ¡Aprovecha el poder de las redes sociales!

¡Ya es hora de darle difusión a tu evento! Prepara anuncios, convoca a los medios de comunicación y contacta con los patrocinadores y los ponentes para que te ayuden con la promoción.

Como se trata de un evento de marketing, el alcance en las redes sociales va a ser mayor gracias a las grandes comunidades existentes en este sector. Se puede dar a conocer de muchas formas, pero aquí te dejo unas ideas para aprovechar al máximo la comunicación 2.0:

• Haz campañas de mailing con llamadas de acción a la landing page de inscripción.
• Sé constante y fija un calendario de publicaciones.
• Crea un hashtag para el evento y consigue que la gente te asocie a él.
• Campañas de Display o Búsqueda (o ambas).
• FacebookAds y TwitterAds.
• Envía recordatorios con la cuenta atrás del evento para incitar a la inscripción.
• Descuentos promocionales: por ejemplo, para los 50 primeros inscritos antes de una determinada fecha.
• Organiza concursos con el fin de que la gente se involucre desde un primer momento.
• Sortea entradas, por ejemplo, a través de Periscope para tener más repercusión social.
• Es recomendable tener un perfil especifico para el evento.
• Utiliza fotos de los ponentes con frases célebres de ellos.
• Haz listas, por ejemplo, en Twitter, con los ponentes y los invitados.
• Fotos y vídeos del día a día de la organización para humanizar tu marca.
• Capta posibles asistentes y localiza gente relacionada con el sector.
• Publica información relevante del evento a través de tus posts.
• Elabora vídeos promocionales que generen sorpresa e inciten a querer saber más a los usuarios. • Benefíciate de las ventajas que ofrecen todas las redes sociales.
• Explica en qué va a consistir el evento y las razones por las cuáles no se lo deben perder.
• Proponte ser “trending topic” con tu hashtag el día del evento.

Te recomiendo este post sobre cómo utilizar Twitter en cada fase de un evento, para que aproveches al máximo esta red social.

9. Los días previos al evento. ¿Qué tengo que hacer?

• Elabora un “check list” con todo lo que tienes que hacer para que no se te escape.
• Verifica que todo marcha “viento en popa” y elabora un “plan B” por si surge algún imprevisto • Comprueba con el equipo que todos tienen claras sus funciones.
• Actualiza las redes sociales y el blog.
• Envía recordatorios para las últimas inscripciones.
• Revisa todas las confirmaciones y registros de la gente que va a asistir.
• Confirma todo con los patrocinadores.
• Reserva el catering en función del aforo.
• Ten listas todas las acreditaciones y recurre a alguna APP para agilizarlas.
• Si tienes algún referente todavía sin confirmar contacta con él de forma personalizada.
• Acude al lugar de celebración para revisar los últimos detalles.
• Realiza pruebas de sonido.
• Prepara “detalles” para los invitados y los ponentes.
• Ten una zona fijada para el “networking”.

10. ¡Llegó el día! Conviértelo en una experiencia única

¡Por fin! Ha llegado el día, debes centrarte en comprobar que todas las cosas planificadas se están ejecutando de acuerdo a la planificación previa y, sobre todo, aunque parezca difícil, mantén la calma y transmite sensación de organización y serenidad.

Debes comprobar que el público está contento, que todo marcha bien, que los referentes están bien atendidos y que la zona de registros está bajo control. Para ello:

• Asegúrate de que todo funciona correctamente como el wifi y los sistemas de acreditación.
• Ten una lista de todos los asistentes.
• Emite en streaming el evento para aquellos que no han podido asistir.
• Proyecta en las pantallas las redes sociales en directo.
• Ofrece información útil a los usuarios para que la compartan en sus redes sociales.
• Publica fotos en tiempo real.
• Haz vídeos breves en la zona de exposición para transmitir cómo lo están viviendo.
• Monitoriza todo el contenido de las redes sociales con herramientas cómo Hootsuite o Tweetdeck.
• Incita a participar a los usuarios a través de preguntas.

Mi último consejo, el más importante de todos, es que mantengas la calma durante el directo, que los nervios no se apoderen de ti, que actúes con profesionalidad y que mantengas una buena comunicación y coordinación con todo el equipo de manera que todo ¡saldrá tal y como lo planificaste!

11. Realiza una evaluación y sé agradecido

Aunque haya terminado el evento, tienes que seguir siendo constante. ¡Queda un último esfuerzo! Tienes que medir la repercusión que ha tenido el evento:

• Evalúa el impacto del hashtag, con herramientas como Tweetbinder.
• Analiza el comportamiento y feedback por parte de los invitados.
• Haz encuestas en las redes sociales.
• Revisa que todos los temas financieros están cerrados y resueltos.
• Ofrece material a los asistentes, como por ejemplo, las grabaciones de las ponencias.
• Haz un vídeo de agradecimiento que resuma brevemente el evento.
• Publica a través de herramientas como Storify una pequeña historia que resuma la actividad en Twitter.
• Viraliza los artículos que hablen de ti en otros blogs.
• Envía agradecimientos personalizados a los patrocinadores, prensa, ponentes y al equipo por hacer posible el evento.
• Publica las fotos en tu sitio web y en redes sociales.

Para terminar, te recomiendo este post sobre Herramientas Top para la organización de eventos.

¿Me recomiendas algún paso más para organizar un evento? No te pierdas ningún evento de social media ¡Consulta los que quedan por celebrarse para este 2016!